Feiertagsbestellungen sind für die Bäckereien eine wiederkehrend-unliebsame Aufgabe - muss es aber gar nicht sein.
Es naht die Zeit der Frühlingsfeiertage. Muttertag, Christi Himmelfahrt, Pfingsten und Fronleichnam stehen vor der Tür und damit die alljährlich wiederkehrende Frage:
„Wieviel müssen wir bestellen?“.
Da wird getüftelt und verglichen und nicht selten auch entnervt die symbolische Flinte ins Korn geworfen. Egal, ob die Planung zentral, in den Filialen oder hybrid gemacht wird, die Ratlosigkeit rund um die Feiertage ist fast immer die gleiche. Ja, die Faktoren - Kalendereffekte, Wetter, Filialbesonderheiten und nicht zuletzt die Corona-Auswirkungen - variieren. Und ja, die Vorjahres-Bestellungen sind damit nicht 1:1 übertragbar. Aber ... was hilft das Klagen, die Bestellung muss so oder so gemacht werden. Und das nach bestem Wissen und Gewissen.
Gerade beim Wissen wird es spannend. Einen großen Teil des (historischen) Wissens liefern die Auswertungen der Kassensoftware und der Warenwirtschaft. Das hilft jedoch nur insoweit die Auswertungen standardisiert sind und rechtzeitig und verlässlich den handelnden Personen zugängig gemacht werden. Und nicht zu vergessen: Ein unübersichtlicher, überbordender Zahlenfriedhof schreckt eher ab, anstatt als sinnvolles Hilfsmittel gebraucht zu werden.
In einer maximal teildigitalisierten Bäckereiwelt ist der andere Teil des Wissens in den Köpfen oder Ordnern der Besteller. Je nach Akribie der Personen wird alles, etwas oder nichts archiviert. Selten gibt es eine einheitliche Struktur. Und genau die wäre für die Interpretation der zurückliegenden Feiertage extrem hilfreich.
Meine Empfehlung (vor allem bei dezentralem Bestellwesen):
Legen Sie einen unternehmenseinheitlichen Feiertagsordner an - mit vorgegebenen Reitern für die Feiertage
Zu einem jeden Feiertag gehört das Faktenblatt der Filiale (Umsatz, Kundenbon, Kundenzahl, Retoure, Stundenleistung, usw.) des Vorjahres
Fügen Sie einen kurzen, knackigen Wetterbericht hinzu
Archivieren Sie dazu die Bestellung + die Retoure + die Kundenbestellungen
Ergänzen Sie noch Abschriften (Bruch, Verkostung, Verderb) und Umlagerungen
Last but not least, führen Sie konsequent ein FEIERTAGSPROTOKOLL. Konsequent führen bedeutet, das Protokoll am selben Tag/ Folgetag verschriften, sonst ist ein Teil des individuellen Wissens schon wieder verloren. Formulieren Sie 5 Leitfragen, die das Protokoll feiertagstypisch umreißen. Zum Beispiel:
Gab es Qualitätsprobleme? Wenn ja, welche?
Wie war die Belieferung?
Welche Produkte waren früh/ zu früh ausverkauft?
Gab es heute Besonderheiten in der Filiale? (techn. Probleme, Baustelle, Kundenauffälligkeiten, usw.)
Wie lautet ihr persönliches Fazit? Was war gut? Was könnte besser laufen?
Der Aufwand dies zu etablieren ist da - keine Frage. Der Mehrwert für die Filiale und das Unternehmen aber ist ungleich höher. Das Bündeln von faktischem und persönlichem Wissen lässt Sie die Frühlingsfeiertage entspannter angehen. Und den Tag d. dt. Einheit, Allerheiligen, Weihnachten, Silvester, Heilige Drei Könige auch :-).
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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
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